Documentos eletrônicos

Documentos eletrônicos ou digitais

Atualmente, a utilização de documentos eletrônicos, ao invés de papel, tem grandes vantagens.

Admite-se para registro qualquer tipo de documento eletrônico, desde que contenha uma assinatura eletrônica válida.

O documento deve ser apresentado em PDF, admitindo-se a apresentação de documentos eletrônicos com dados estruturados, mediante ajustes para integração de sistemas, via API.

O envio do documento eletrônico pode ser feito diretamente pelo serviço de FTP do CDT acessando www.cdtsp.com.br ou pela Central Nacional do RTD acessando o link www.rtdbrasil.org.br.

Para assinatura eletrônica, podem ser utilizados certificados digitais ICP-Brasil ou outras tecnologias de assinaturas eletrônicas, amparadas pelo art. 10, § 2º, da MP 2.200-2, desde que possam ser validadas por meio de consulta ao site da empresa particular responsável.

Se as partes não puderem assinar eletronicamente, recomenda-se que o documento em papel com a assinatura a caneta seja digitalizado, com obediência aos requisitos da Lei nº 12.682/2012 e do Decreto nº 10.278/2020. Para isso, o responsável pela digitalização deverá assinar, com certificado ICP-Brasil, o “PDF” contendo a imagem do documento em papel digitalizado.

Se apenas algumas das partes não puderem assinar eletronicamente, recomenda-se que o documento em papel com as assinaturas a caneta seja digitalizado, nos termo do Decreto nº 10.278/2020, com a posterior coleta das assinaturas eletrônicas faltantes.

Garantias

Garantias

As garantias sobre bens móveis e direitos devem ser registradas no RTD para assegurar sua publicidade e plena eficácia em face terceiros.

O registro traz muitas vantagens:

1) Comprovação da autenticidade, data e conteúdo do documento, além de sua preservação, por meio da fé pública registral.

2) Aumento da força da garantia, que prevalecerá em face de terceiros, em razão da publicidade e da eficácia erga omnes decorrente do registro no RTD.

3) Redução da insegurança da operação, com consequente diminuição do custo do financiamento, posto que o registro permite ao credor uma análise precisa da situação patrimonial específica do devedor.

4) Melhoria na gestão da garantia, posto que o registro pode ser consultado eletronicamente pela internet, sempre que necessário, dispensando o arquivamento e o trânsito de papéis.

Condomínio

Condomínio

O registro das atas do condomínio é fundamental para garantir a eficácia e autenticidade das eleições de síndicos, que é o representante legal do condomínio.

Os bancos e outras pessoas podem acessar as atas registradas para acompanhar sua regularidade e saber quem é o síndico legalmente eleito de cada condomínio, por meio de consulta na internet através do link: www.cdtsp.com.br.

A par disso, todas as demais atas também podem e devem ser registradas para que tenham publicidade e segurança jurídica, garantindo que as deliberações da assembleia serão preservadas de forma ordenada e com fé pública, podendo ser consultadas a qualquer momento pelo condomínio ou pelos condôminos.

Recomendamos que as atas sejam elaboradas eletronicamente, em arquivo “PDF” contendo a assinatura digital do síndico.

Podem ser utilizados certificados digitais ICP-Brasil: e-CPF do síndico ou e-CNPJ do condomínio.

Também podem ser utilizadas outras tecnologias de assinaturas eletrônicas, amparadas pelo art. 10, § 2º, da MP 2.200-2, desde que possam ser validadas por meio de consulta ao site da empresa particular responsável.

É dispensável coletar as assinaturas eletrônicas do secretário e do presidente da assembleia.

A lista de presença elaborada em papel e assinada a caneta pode ser digitalizada e incluída no arquivo “PDF” da ata. Mas é suficiente mencionar, na redação da própria ata eletrônica, os nomes dos participantes.

Se a ata tiver que ser elaborada em papel, deverá ser feita em folhas soltas, sendo suficiente a assinatura apenas do síndico, devendo ser guardada em pasta própria pelo condomínio.

OBS.: Não recomendamos a utilização de livro encadernado de atas, que é um sistema arcaico e incompatível com a tecnologia atualmente disponível.

As atas em papel podem ser digitalizadas pela administradora do condomínio ou por terceiro contratado, desde que sejam obedecidos os requisitos da Lei nº 12.682/2012 e do Decreto nº 10.278/2020, e encaminhadas eletronicamente ao CDT para registro.

Caso o condomínio prefira enviar fisicamente a ata em papel, é possível optar por receber a certificação do registro em papel ou meio eletrônico através da internet.

A competência registral é fixada com base na cidade de localização do condomínio.

Fundos

Fundos

O registro de fundos é fundamental para permitir um controle adequado da sua emissão, sua evolução patrimonial, eventuais cessões e outros negócios relacionados.

A partir do registro da constituição do fundo, todos os demais atos de alterações serão averbados a esse registro inicial, de modo a criar um histórico registral, a fim de transmitir aos investidores segurança jurídica e transparência sobre a gestão do fundo.

Notificações

Notificações

A notificação extrajudicial abrange o registro de uma carta ou documento, em papel ou em meio eletrônico, e sua entrega ao destinatário indicado pelo requerente, a fim de dar a ele ciência do conteúdo registrado.

A notificação pode ser feita pessoalmente, por via postal, por edital ou por meio eletrônico, conforme escolha do requerente, que deverá assinar o documento.

Se a notificação for por via postal, o cartório enviará o documento pelo Correio com AR para qualquer lugar do Brasil, conforme indicado pelo requerente. 

Se a notificação for pessoal, o cartório efetuará, no mínimo, 3 diligências para tentar efetivar a notificação no endereço indicado pelo requerente (endereço completo com CEP), localizado no Município de São Paulo. 

Havendo mais de um endereço indicado, essas 3 diligências serão distribuídas entre os endereços indicados, podendo comprometer a viabilidade da localização do destinatário. 

No caso do destinatário ser uma pessoa jurídica, o requerente pode autorizar expressamente a entrega da notificação para qualquer funcionário situado no endereço indicado, se não for possível entregá-la para o representante legal da empresa. 

Para notificação pessoal em endereço fora de São Paulo, o requerente poderá enviar eletronicamente o documento pela Central Nacional de RTD acessando o link www.rtdbrasil.org.br. No caso de documento em papel, o cartório de São Paulo poderá desmaterializar o documento e encaminhar para o cartório competente efetuar a notificação, mediante pagamento de taxa adicional de R$ 71,45. 

Não sendo possível localizar o destinatário, o resultado da notificação será negativo, mantendo-se a cobrança das taxas e despesas relativas à notificação. 

Tratando-se de documento em papel, deverão ser apresentadas vias originais suficientes do documento principal e de seus eventuais anexos, sendo uma via para ser devolvida ao requerente e uma via para cada destinatário. Se existir apenas uma única via, após o registro, será emitida uma certidão para ser entregue a cada destinatário, mediante pagamento de taxa adicional.

Registro para conservação

Registro para conservação (arquivamento registral)

O registro para fins de conservação está previsto no art. 127, VII, da Lei nº 6.015/1973 e consiste num arquivamento registral de documentos particulares, com certificação da existência do documento, sua data e seu conteúdo.

Esse tipo de registro não gera publicidade nem eficácia em relação a terceiros, de modo que não substitui o registro normal que visa dar eficácia a negócios e garantias, protegendo o direito dos credores.

Trata-se de um serviço de arquivamento eletrônico de documentos que pode ser utilizado para conversão de documentos em papel para o meio eletrônico.

Por força da fé pública do Oficial de Registro, o documento original em papel pode ser descartado com segurança, sendo substituído pelo registro eletrônico.

Mediante pagamento de taxa única de R$ 0,83 por página, seu documento, em papel ou eletrônico, ficará guardado para sempre, podendo ser acessado pela internet a qualquer momento.

Diplomas

Diplomas

O registro de diplomas e outros certificados e documentos estudantis tem por finalidade garantir a autenticidade dos documentos e preservá-los para sempre, com segurança jurídica e fé pública.

Qualquer instituição de ensino pode optar por emitir seus diplomas através dos cartórios de RTD, que podem registrar todos os diplomas emitidos, entregando aos alunos o documento devidamente registrado e certificado.

Por meio desse procedimento, fica aprimorado o controle da expedição e da autenticidade dos diplomas, podendo ser emitida 2ª via do diploma pela internet, sempre que necessário, com extrema facilidade e rapidez.

O registro também atribui confiabilidade ao diploma, beneficiando os alunos no mercado de trabalho, já que a autenticidade de diplomas registrados pode ser verificada pela internet por departamentos de RH de quaisquer empresas contratantes.

Além disso, qualquer pessoa também pode registrar seus diplomas e certificados estudantis, a fim de conferir maior segurança e autenticidade.

Documentos estrangeiros - Traduções

Documentos estrangeiros - Traduções

Para ter validade no Brasil, os documentos estrangeiros precisam ser registrados no RTD.

Se o documento estiver redigido em língua estrangeira, deverá ser encaminhado para registro juntamente com sua tradução por tradutor público juramentado.

Se o documento estiver escrito em duas línguas, sendo uma delas o português, o registrador poderá dispensar a tradução.

Sem a tradução, é possível registrar o documento para mera conservação, mas esse tipo de registro não gera publicidade e, portanto, não serve para dar validade e eficácia ao documento no Brasil.

Cuidando-se de documento público emitido por autoridade pública estrangeira (certidões emitidas por órgãos públicos, certidões notariais ou registrais, diplomas etc.), é necessário apresentar o apostilamento previsto na Convenção de Haia ou a consularização do documento.

Se não houver Apostila de Haia nem consularização, o registro poderá ser feito se o interessado declarar que está ciente da ausência dessa formalidade. Nesse caso, poderá ocorrer recusas na aceitação do documento no Brasil.